Publié le 7 octobre 2026
Ce que demande la gestion des notes de frais
Une note de frais suit toujours le même chemin : la dépense, le justificatif, le contrôle, le remboursement, puis l'écriture en comptabilité et parfois une ligne sur la paie. Ce qui coûte du temps, ce n'est pas la dépense, c'est le chemin : le ticket qu'on retrouve au fond d'une poche en fin de mois, le montant ressaisi, le tableau refait par la comptabilité.
Le module tient ce chemin de la dépense jusqu'aux fichiers qui partent en comptabilité et en paie. Le remboursement lui-même reste fait par votre banque ou votre paie.
Une ligne par dépense
Les frais se tiennent mois par mois. « + Ligne » ouvre une carte qui se remplit d'un trait : le jour (on tape 12 pour le 12 du mois), le dossier, interne ou client, la mission, la catégorie, la quantité, le montant TTC. La TVA se calcule au taux de la catégorie et se corrige à la main. La ligne s'enregistre seule quand elle est complète.
En véhicule personnel, on tape les kilomètres : le barème kilométrique fait le montant, d'après la puissance fiscale portée sur votre fiche.
Le justificatif, lu et comparé
Chaque ligne a son justificatif, photographié depuis le téléphone ou déposé en PDF depuis le poste. La pièce est lue et comparée à la ligne, et un écart s'affiche en orange. Dans l'autre sens, on dépose la pièce seule et la ligne se remplit : il ne reste qu'à vérifier.
Cette lecture passe aujourd'hui par le fournisseur d'IA configuré. Elle se fera plus tard sur la machine.
Le mois transmis
Le récapitulatif PDF donne le tableau du mois avec les justificatifs agrafés, à transmettre ou à archiver. « Transmettre le mois » fige les lignes ; « Rouvrir le mois » permet de corriger. Le point du jour rappelle un mois qui reste à transmettre, et l'assistant répond aux questions sur vos frais.
Pour qui gère les frais de l'équipe
Chacun ne voit que ses frais. Le droit de gérer les frais de l'équipe, donné par défaut à l'administration, ouvre la vue de tous : le récapitulatif de chacun ou du mois complet, l'export comptable au format FEC et l'export des variables de paie. Ce droit lit et exporte ; il ne modifie pas la saisie d'un collègue.
Le catalogue, à votre main
L'administration tient le catalogue des catégories : l'unité, le taux de TVA, le compte de charge, la rubrique de paie, le plafond, en service ou en sommeil. Elle règle aussi les comptes de l'export comptable et le barème kilométrique. Le matricule de paie, la puissance du véhicule et le compte de tiers de chacun sont sur sa fiche.
Les frais de vos clients
Quand vos clients ont leur espace, ils peuvent y saisir leurs propres notes de frais, rattachées d'office à leur dossier. Vous les retrouvez sur la fiche du dossier, avec le récapitulatif PDF.
Ce qu'elle ne fait pas encore
Il n'y a pas encore de validation par un responsable avant règlement, ni d'indemnités forfaitaires, ni d'avances. Le module ne rembourse rien lui-même : il prépare ce que votre comptabilité et votre paie reçoivent. La facturation, qui s'adossera aux notes de frais, est prévue.
Le voir sur les démonstrations
Les notes de frais s'essaient sur les deux démonstrations, sans inscription : ajoutez une ligne, déposez la photo d'un ticket et regardez la ligne se remplir, puis ouvrez le récapitulatif PDF du mois.
