La base de connaissance de votre entreprise, sans la rédiger

Premier étage : ce que vos éditeurs publient déjà

Les aides en ligne de vos logiciels sont branchées d'un geste, source par source. Elles sont plus riches qu'on ne croit : 886 articles chez ACD, 715 chez EBP, 684 chez Pennylane, 759 chez Cegid Loop, 397 chez Silae. S'y ajoutent la matière officielle de votre métier, le BOFiP et le BOSS pour les cabinets comptables.

L'assistant les lit une fois, puis se resynchronise selon la fréquence de chaque source. Ce que l'éditeur publie ce matin finit dans les réponses sans que personne s'en occupe. Vos propres documents entrent de la même façon : notices PDF, procédures internes, forums publics de vos outils.

Deuxième étage : les réponses que vous obtenez déjà

Chaque semaine, vos équipes arrachent des réponses à des supports, par téléphone ou par mail. Ces réponses valaient de l'attente, et elles finissaient dans une boîte mail avant de disparaître.

Ici, elles reviennent dans la conversation d'origine et rejoignent la base. La même question ne repartira plus jamais chez l'éditeur, même si tout le monde l'a oubliée entre-temps. C'est ce mécanisme, plus que tout le reste, qui fait grossir la mémoire d'une maison.

Troisième étage : ce que votre maison sait faire

Vos tours de main ne sont écrits nulle part. Les notes internes, les modèles, la façon dont vous traitez tel cas particulier : tout cela s'ajoute et devient consultable par ceux qui en ont le droit.

Chez notre premier client, l'ensemble pèse aujourd'hui 2 752 articles et 27 154 passages indexés. Personne n'a passé une soirée à documenter quoi que ce soit.

L'analyse reste sur votre machine

Le découpage et la vectorisation de vos documents tournent en local, sur un moteur multilingue installé avec l'instance. Vos textes ne partent pas se faire analyser ailleurs. Seule la mise en mots de la réponse peut passer par une interface sécurisée, et elle peut aussi rester entièrement chez vous si vous le décidez.

Quand une réponse mérite d'être certifiée

Certaines questions reviennent tout le temps et méritent une réponse figée, validée par quelqu'un qui engage sa signature. Une réponse peut donc être certifiée par une personne habilitée : elle est ensuite servie automatiquement aux questions équivalentes, toujours signée comme automatique, et révocable à tout moment.

Le revers est assumé : une certification demande un humain qui certifie. Sans ce geste, la réponse reste une réponse d'assistant, sourcée mais non engageante.

Le premier jour n'est pas magique

Une base de connaissance vide ne répond à rien. La première semaine consiste à brancher les bonnes sources et à dire quelles procédures font foi, avec quelqu'un de chez vous. Ensuite seulement, l'usage prend le relais et la base grandit sans effort.